上海展會(huì)設(shè)計(jì)公司——展覽公關(guān)活動(dòng)常見的七種形式

  展覽公關(guān)活動(dòng)常見的有以下幾種形式：開幕式、招待和宴請、推介會(huì)、座談會(huì)、拜會(huì)活動(dòng)、貴賓邀請、專題會(huì)議、禮品促銷、進(jìn)行評獎(jiǎng)、現(xiàn)場表演等，這些活動(dòng)各具特色，其目的都是為了更好地進(jìn)行展覽項(xiàng)目的宣傳與推廣。

  1.開幕式

  開幕式是展覽會(huì)的重要儀式，也是重要的展覽公關(guān)活動(dòng)。舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛，擴(kuò)大影響，結(jié)合新聞媒體的報(bào)導(dǎo)，開幕式能產(chǎn)生相當(dāng)大的宣傳和公關(guān)效果。開幕式的邀請范圍包括政府領(lǐng)導(dǎo)、工商名流、新聞人士、外交使節(jié)等，這些人物本身就有相當(dāng)大的影響力，具有宣傳價(jià)值。可以提高展覽會(huì)的知名度，吸引更多的觀眾參觀展覽，同時(shí)這些人物都有一定的最高決定權(quán)或建議權(quán)，對展覽貿(mào)易效果有著直接的或間接的重要影響。

  2012年德國漢諾威工業(yè)博覽會(huì)開幕式隆重舉行。中國國務(wù)院總理溫家寶和德國總理默克爾女士參加了當(dāng)天的開幕儀式。展覽組織機(jī)構(gòu)邀請了眾多政府官員、社會(huì)名流與專家等出席開幕式，為展覽塑造了良好的專業(yè)生與權(quán)威性的品牌形象。

  2.招待和宴請

  招待和宴請是展覽公關(guān)的主要方式之一，舉辦招待會(huì)的主要目的是擴(kuò)大交際范圍，為參展商、觀眾、合作單位等提供一個(gè)與展覽組織機(jī)構(gòu)交流與溝通的重要平臺(tái)。

  邀請一些重要人物出席招待會(huì)，并適當(dāng)安排重要人物在招待會(huì)上主持并作簡短講話有利于提高招待會(huì)的氣氛與效果。在招待會(huì)上，展覽組織機(jī)構(gòu)的工作應(yīng)多與當(dāng)?shù)毓ど探缛耸俊⒄缫獑T以及新聞界記者結(jié)識(shí)與交流，建立良好的人際關(guān)系。

  舉辦招待會(huì)將涉及活動(dòng)經(jīng)費(fèi)、人員安排、事件組織、時(shí)間管理等因素，因此，要事先制定計(jì)劃、統(tǒng)籌安排。

  3.推介會(huì)

  展覽推介會(huì)的作用，有以下幾個(gè)方面：

  (1)目標(biāo)客戶與協(xié)作單位的行為與處事方式都帶有自身固有的特色，通過推介會(huì)而進(jìn)行面對面交流和感情聯(lián)絡(luò)，可以建立展覽組織機(jī)構(gòu)與各界良好的人際關(guān)系。

  (2)與目標(biāo)客戶直接對話、交流，是雙向互動(dòng)式營銷，是鮮活的形象宣傳，舉辦推介會(huì)，比單純寄送招商材料，更讓客戶感到親切、舒適，更貼近他們的需求。

  (3)通過推介活動(dòng)，可進(jìn)一步展現(xiàn)展覽項(xiàng)目的亮點(diǎn)與吸引力、深人回答目標(biāo)客戶所關(guān)心的問題。

  (4)讓目標(biāo)客戶感受到展覽組織機(jī)構(gòu)的專業(yè)化素質(zhì)和真誠服務(wù)精神，增強(qiáng)對展覽的信任和忠誠度。

  因此，推介會(huì)組織的成功與否，極大程度地決定了招展和招商工作的成效，需要展覽組織機(jī)構(gòu)高度重視。

  例如，2010年上海世博會(huì)在美國、德國、英國、法國、加拿大等世界各國及中國很多的大中型城市組織世博會(huì)推介會(huì)，取得了良好的效果，為2010年上海世博會(huì)的招展和招商的組織工作起到了很大的推動(dòng)作用。

  4.拜會(huì)活動(dòng)

  拜會(huì)活動(dòng)是一種“走出去”的公關(guān)方式，主要形式是展覽組織機(jī)構(gòu)拜訪與展覽品牌發(fā)展有關(guān)的組織、機(jī)構(gòu)和個(gè)人，拜會(huì)表示對被拜會(huì)人的尊重，同時(shí)也是公關(guān)工作，其目的是為了獲得被拜會(huì)人的支持。級別較低的拜會(huì)人的工作多為展覽具體工作服務(wù)。而高級別的拜會(huì)活動(dòng)不僅會(huì)為展覽本身的多渠道、多層次的交流奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也會(huì)創(chuàng)造新聞宣傳價(jià)值，從而達(dá)到展覽品牌宣傳的目的。

  5.貴賓邀請

  貴賓邀請是一種“請進(jìn)來”的公關(guān)方式。主要形式是邀請級別較高的人士參觀展覽，因此，也稱作貴賓參觀。貴賓邀請的主要作用是提高展覽的知名度，擴(kuò)大展覽影響力以吸引目標(biāo)客戶的注意和參觀興趣。但這項(xiàng)工作需新聞宣傳的密切配合。貴賓邀請可以是展覽所在地的政府領(lǐng)導(dǎo)、工商名流、企業(yè)巨頭，也可以是展覽項(xiàng)目的積極響應(yīng)人士。由于貴賓的重要宣傳效應(yīng)，展覽組織機(jī)構(gòu)要與重要貴賓建立并保持良好的關(guān)系，盡早組織與聯(lián)系，在開幕式以及展出期間安排貴賓參觀。

  貴賓參觀組織活動(dòng)應(yīng)認(rèn)真誰備，時(shí)間、地點(diǎn)、接待人、參觀路線、休息、資料、禮品袋等各種細(xì)節(jié)都要安排妥當(dāng)。貴賓到達(dá)之時(shí)，展覽組織機(jī)構(gòu)應(yīng)安排人員迎接。如果貴賓級別很高，參觀之后，可以安排一個(gè)小型招待會(huì)。

  6.專題會(huì)議

  現(xiàn)代展覽不僅更趨于專業(yè)化發(fā)展，而且更注重展覽與專題會(huì)議的有機(jī)結(jié)合，展覽組織機(jī)構(gòu)協(xié)同政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、科研機(jī)構(gòu)、大專院校、生產(chǎn)企業(yè)一起策劃組織專題會(huì)議，并邀請政府領(lǐng)導(dǎo)、專家學(xué)者、企業(yè)家、新聞媒體等共同參與。通過專題會(huì)議表現(xiàn)一個(gè)行業(yè)與產(chǎn)業(yè)的最新產(chǎn)品與技術(shù)，研討產(chǎn)業(yè)的宏觀政策、發(fā)展趨勢、技術(shù)環(huán)境、產(chǎn)品概念、時(shí)尚理念等。舉辦專題會(huì)議的目的就是讓展覽與會(huì)議相互促進(jìn)，共同提高，全面增強(qiáng)展覽在專業(yè)領(lǐng)域中的權(quán)威性、專業(yè)性，提升展覽的專業(yè)化水平，為擴(kuò)大展覽的受眾群體，全面造勢，多方面、多層次地加強(qiáng)展覽的影響力。

  7.記者招待會(huì)

  記者招待會(huì)一般是由展覽組織機(jī)構(gòu)的高層領(lǐng)導(dǎo)主持或發(fā)言，通常時(shí)間在1小時(shí)內(nèi)。發(fā)言者要對敏感或深度問題有充分的準(zhǔn)備，以免現(xiàn)場出現(xiàn)尷尬冷場或驚惶失措的情況。

  如果展覽的新聞價(jià)值還沒有大到需要舉辦記者招待會(huì)時(shí)，可以考慮安排記者采訪。記者采訪可以是由展覽組織機(jī)構(gòu)主動(dòng)邀請安排，也可以是針對記者的要求進(jìn)行安排。與記者招待會(huì)相比，記者采訪影響范圍要小，但是靈活，可以進(jìn)行多人的交流，工作量也較小。工作做到位，也會(huì)有很好的宣傳與公關(guān)效果。

  記者招待會(huì)和記者采訪要有后續(xù)安排，一是確保發(fā)稿，二是要向記者提供展覽組織活動(dòng)過程中的新素材，三是在活動(dòng)結(jié)束后向有關(guān)人員書面表示感謝。(即使未報(bào)道，也要為其參加招待會(huì)、參觀展覽所花費(fèi)的時(shí)間表示答謝)圖4-13 義烏市市長在CEFCO論壇接受CCTV采訪

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